Glossário (siglas/significados)
AFE: Autorização de Funcionamento da Empresa
ANVISA: Agência Nacional de Vigilância SanitáriaCAF: Central de Abastecimento e Fármacos
CNPJ: Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica
FAC: Fundação Amaral Carvalho
FGTS: Fundo de Garantia do Tempo de Serviço
FISPQ: Ficha de Segurança de Produtos Químicos
INSS: Instituto Nacional do Seguro Social
MEI: Microempreendedor Individual
GTPLAN: Ferramenta para avaliação e qualificação dos fornecedores
Este Manual visa estabelecer critérios para qualificação e avaliação de fornecedores, permitindo o conhecimento, expectativas e estratégias de negócios das partes.
A avaliação possibilita verificar a capacidade de um determinado fornecedor em prover insumos e serviços dentro dos requisitos exigidos no processo de qualidade.
Aplica-se a todos os processos de qualificação e avaliação dos fornecedores do Hospital Amaral Carvalho.
O objetivo deste Manual é a melhoria contínua, visando à transparência, estabelecendo padrões e processos para qualificação e avaliação dos fornecedores, para a excelência na assistência aos pacientes e clientes da Fundação Dr. Amaral Carvalho.
Neste Manual consta descrição dos procedimentos adotados pelos setores da área de suprimentos, atendendo a rotina de cada setor, à legislação, a Política e Manual de Avaliação de Qualificação de Fornecedores.
A Gestão de Suprimentos tem como objetivo gerar resultados por meio de aquisições de bens e serviços através de parceiros idôneos com a melhor relação custo e benefício, de menor risco, dentro dos prazos e qualidade esperados.
Os Departamentos vinculados a Gestão de Suprimentos, tem como atividades o cadastro de fornecedores, gestão do nível de serviço e de não conformidades, homologação de fornecedores de insumos e/ou serviços, bloqueio e descredenciamento, acompanhamento, comunicação com fornecedores, qualificação, desenvolvimento de novos fornecedores, visitas técnicas e avaliação dos parceiros.
Todos os setores que realizam a Gestão de Suprimentos se encontram submetidos à Diretoria Administrativa Financeira, que acompanha o desenvolvimento dos mesmos, são eles:
Responsável pela operacionalização do processo de negociação e aquisição de bens e serviços utilizados na Fundação Dr. Amaral Carvalho.
Responsável pelo recebimento, preparação para armazenamento, segregação para distribuição dos produtos utilizados em todos os setores da Fundação Dr. Amaral Carvalho.
Responsável pela etiquetagem, estocagem e armazenamento dos medicamentos, além de realizar a manutenção deste estoque e distribuição para os setores.
Responsável pelo armazenamento, separação e distribuição das órteses, próteses e materiais especiais, para Central de Kits.
Responsável pelo controle do estoque e planejamento de compras de todos os insumos hospitalares, bem como realização de empréstimos de produtos.
Responsável pelas contagens cíclicas, inventários parciais, movimentação de estoques, controles de validade, treinamento dos colaboradores voltados aos controles de estoques, entrega de insumos do almoxarifado central para os setores. O setor também realiza os inventários gerais com o auxilio da Contabilidade, visando validação dos saldos em estoques e a manutenção dos mesmos sempre que necessário.
Responsável por investigar e notificar os fornecedores de quaisquer desvios de qualidade de materiais e medicamentos e solicita parecer técnico do item notificado e restituição do mesmo, além de analisar documentos dos fornecedores para a realização dos testes e acompanhar o resultado dos testes dos insumos que sejam de interesse da Comissão de Padronização tornar de uso padrão na Fundação Dr Amaral Carvalho.
A base do relacionamento com os fornecedores são o aprendizado e parceria, com os quais existir um vínculo comercial. A troca de experiências proporciona um rico conhecimento para as práticas de gestão, com previsão das demandas, menores estoques, diminuição de interrupção de abastecimento, redução de custos, o que resulta no bom atendimento aos pacientes e clientes.
São exigidas dos fornecedores, com base nas legislações, as documentações de habilitação necessárias, dentre outras cabíveis.O objetivo da habilitação especifica é captar e selecionar fornecedores idôneos no mercado, além de garantir a qualidade dos produtos e serviços adquiridos a serem utilizados no HAC. Para os medicamentos o objetivo ainda é identificar a situação dos candidatos quanto à regularidade junto aos órgãos que se ocupam da avaliação do risco e da qualidade, auxiliando a regulamentação sanitária nacional.
Todos os fornecedores em contato com a Fundação Dr. Amaral Carvalho deverão, portanto, respeitar as legislações sanitárias vigentes no país.
Para aprovação da qualificação de um novo fornecedor e/ou manutenções dos documentos de fornecedores, são solicitados os seguintes documentos para análise e avaliação, sendo obrigatório os sinalizados com asterisco (*).
Serviços de Terceiros:
Para os serviços de Engenharia, Equipamentos Médicos, Manutenções e Calibrações:
Para a contratação de serviços de Lavanderia, Limpeza e Engenharia Clínica (manutenç ão em equipamentos) considerados como essenciais, é necessário a apresentação do Plano de Contingência da empresa para a continuidade dos serviços.
Material Geral de Consumo e Permanentes e Equipamentos
Alimentos / Nutrição
Medicamentos e Correlatos
Todas as documentações devem ser entregues no Departamento de Compras ou enviadas por e- mail para o endereço eletrônico, compras.neto@amaralcarvalho.org.br, em formato PDF.
Há também a opção de cadastro através da ferramenta de marketplace, APOIO COTAÇÕES, que realiza o controle das documentações e disponibilizam as cotações para participação das empresas cadastradas pelo sistema.
O Departamento de Compras, ao receber os documentos dos fornecedores, realizará a conferência dos itens solicitados e encaminhará para análise técnica, da equipe de Padronização, conforme segue:
Para os materiais e medicamentos a análise técnica da documentação e de suas respectivas validades são de responsabilidade da equipe de Padronização e Desvio de Qualidade, bem como da Comissão de Padronização. Sendo necessário, o setor responsável pela utilização do material também pode realizar a análise técnica.
A análise da documentação dos materiais clínicos e equipamentos hospitalares é responsabilidade do setor de Engenharia Clínica.Para os demais itens, inclusive serviços, a análise é realizada pela Equipe de Compras, Departamentos usuários e responsáveis técnicos, respectivamente.
A análise documental de um fornecedor é sempre vinculada a um produto ou serviço. As empresas somente serão habilitadas a fornecer o produto ou serviço após análise e aprovação da documentação solicitada e devidamente apresentada.
A realização de visitas a fornecedores faz parte do programa de qualidade da Equipe Suprimentos do HAC, para qualificação de fornecedores. O foco é conhecer as potencialidades, as restrições do fornecedor e os serviços prestados a terceiros.
A qualidade de um produto começa na aquisição dos insumos e dos materiais de embalagem dentro de suas especificações, em boas condições, nas quantidades certas e dentro do prazo de validade. Importante afirmar que essa avaliação só termina a partir do recebimento do produto na Instituição.
Neste sentido, as visitas serão planejadas pela Equipe da área de Suprimentos, que elaborará um cronograma de visitas.
A visita de fornecedores à FAC só será permitida por meio do Setor de Compras, nos dias e horários previamente agendados.Fornecedores só poderão ter acesso a outros Setores do Hospital com autorização prévia e expressa, devidamente identificados, e quando necessário acompanhamento de um Comprador.
Fornecedores de materiais de consumo e de materiais de engenharia clinica deverão agendar as visitas previamente com o setor de Compras ou Engenharia Clinica, respectivamente Prestadores de serviços de Engenharia Clínica, Engenharia Civil, Lavanderia e Limpeza, Tecnologia da Informação, deverão realizar visitas/manutenções acompanhados do responsável da área de atuação.
São obrigações do fornecedor:
O processo de padronização de um produto tem início no setor de compras que é o responsável por solicitar os documentos e enviar ao setor de padronização, que, fará a análise técnica dos documentos, verificará a necessidade de amostras para teste e fará o acompanhamento do processo até sua apresentação na Comissão de Padronização.
A seleção dos produtos a serem utilizados na Fundação Dr. Amaral Carvalho, é realizada pela Comissão de Padronização.O setor de padronização apresenta a comissão de padronização o perfil qualitativo e financeiro dos produtos, a indicação dos produtos a serem utilizados nos pacientes e apresentam os estudos científicos quando houver, para garantir a qualidade do atendimento assistencial.Desse modo, os produtos selecionados passam a constituir a lista de padronização da Fundação Dr. Amaral Carvalho.
A revisão da lista de padronização é contínua, podendo ocorrer por meio de demandas levadas à Comissão de Padronização.
Informações do produto (monografia técnica, forma farmacêutica, embalagem secundaria e primaria, via de administração, temperatura de conservação, estabilidade, informação se o material acompanha acessório);
A compra de materiais, medicamentos e demais produtos, utilizados na Fundação Dr. Amaral Carvalho, seguem o determinado pela Comissão de Padronização.
As compras são realizadas de forma centralizada no Departamento de Compras, cujas cotações são realizadas através do sistema APOIO COTAÇÔES e por e-mail para fornecedores, que não possuem cadastro em sistema. É realizada a análise da melhor cotação apresentada, considerando custo x benefícios, qualidade e marcas padronizadas.
Os contratos de fornecimentos de produtos também são negociados pelo Departamento de Compras e formalizados através de contratos, estabelecendo as condições para sua execução, em conformidade com os termos da proposta a que se vinculem.
Os contratos/compra de prestação de serviços são realizados conforme necessidade da Fundação Dr. Amaral Carvalho, e são negociados em geral pelo Departamento de Compras, salvo aqueles que demandam especificidades, como por exemplo, contratos de serviços médicos e laboratórios terceirizados.
As condições comerciais estabelecidas são formalizadas através de contratos, ou ordens de serviço, estabelecendo as condições para sua execução, expressas em cláusulas que definam direitos, obrigações e responsabilidades das partes, em conformidade com os termos da proposta a que se vinculem.
Para a compra de serviços são considerados custo, benefícios e qualidade, na tomada de decisão.
Para pagamento da prestação de serviços, será necessária a conferência da nota fiscal pelo responsável do contrato e/ou diretor da área, conforme condições definidas em contrato, para posterior anuência da área Financeira na liberação do pagamento.Havendo divergência entre o estabelecido em contrato e o realizado, o responsável da área de prestação de serviço deverá entrar em contato com o setor de compras e solicitar o agendamento de reunião com o fornecedor, para resolução. A reunião terá a participação do fornecedor, responsável da área, colaborador do setor de compras e preferencialmente do Diretor da área.
Nota: A Fundação Dr. Amaral Carvalho, poderá rejeitar, no todo ou em parte, fornecimento, serviço ou obra que, a seu juízo esteja em desacordo com as condições propostas ou contrato.
É fundamental o respeito às diretrizes da ANVISA, Ministério da Agricultura, Ministério da Saúde, CNEN e outros órgãos que estabelecema produção, armazenagem e transporte de materiais, medicamentos e insumos.Importante observar a pontualidade na entrega, bem como atender as quantidades e materiais especificados.
Horários para entrega:
Os locais de entrega são informados no pedido de compra e, em geral, são centralizados aos seguintes locais de entrega:
Os indicadores serão utilizados para monitorar o desempenho dos fornecedores junto ao HAC, relativos à aquisição e ao recebimento dos produtos em geral.
No ato da entrega o setor de recebimento/almoxarifado fará a avaliação pela ferramenta GTPLAN utilizando os critérios quantitativos e qualitativos para cada nota fiscal apresentada. Todos os critérios são compostos por um peso, conforme importância e criticidade, onde terão notas distintas para cada critério, sendo que a nota final é a média dessas duas notas.
Mensalmente serão apuradas as notas dos fornecedores formando uma classificação em formato de ranking com notas de 0 a 100.
Classificação
Média de pontos: 100 a 90,1 = Excelente
Média de pontos: 090 a 70,1 = Bom
Média de pontos: 070 a 50,1 = Regular
Média de pontos: 050 a 20,1 = Ruim
Média de pontos: 020 a 0 = Inconforme
Após o fechamento e a classificação mensal os fornecedores receberão um e-mail via ferramenta GTPLAN com a avaliação realizada e a nota final do período, onde poderão verificar sua classificação e desempenho.O fornecedor que, dentro do período estabelecido, tiver o desempenho Ruim e Inconforme na classificação final, terá um acompanhamento mais criterioso para melhoria no processo.
A reincidência em baixa pontuação por 3 vezes, em um intervalo de 6 meses, será apresentada para a Comissão de Avaliação de Fornecedores, que analisará e tomará a decisão sobre a conduta da Instituição em relação ao Fornecedor.A classificação para os fornecedores referente a prestação de serviços seguirá a indicação estabelecida em cada formulário de avaliação.
